תקשורת ארגונית היא הכוח שרותם עובדים להשגת מטרות הארגון

תקשורת ארגונית אפקטיבית היא נשמת אפו של כל ארגון והיא חיונית לארגון ממש כשם שמערכת הדם חיונית לאורגניזם חי. הינה, קחו לדוגמה את חברת האנימציה המפורסמת פיקסאר (Pixar) שהביאה אלינו סרטים כמו "צעצוע של סיפור", "רטטוי", "מוצאים את נמו", "הקול בראש" ועוד שוברי קופות מונפשים. פיקסאר, שהבינה עד כמה תקשורת פנים ארגונית חשובה, יזמה את "Note Day" (יום הערות), אשר במהלכו כל החברה עוצרת את פעילותה השיגרתית למשך יום אחד שלם!!!. כל זאת על מנת לפתוח בדיאלוג בין העובדים בדרגים השונים ולדון בתהליכים, בפרויקטים ובתרבות במקום העבודה. נוהג זה אמנם מעצים את זרימת המידע והידע ומשפר את התקשורת בארגון, אבל לא פחות חשוב מכך - מנהג זה מטפח תרבות של שקיפות, מדגיש את השאיפה מתמדת לשיפור ומבטיח שכל קול מוערך ונשמע.

"ולהרגיש מוערך ושקשובים לך חשוב יותר למעורבות העובדים מאשר שכר, הטבות, חופשות או הכשרות", מספרת לורנה מרטינז, יועצת ב-Great Place To Work. "זה מה שמצאנו במחקר כוח העבודה שלנו בארה"ב על הערכת עובדים."

תקשורת ארגונית היא כוח המחבר עובדים יחדיו ומתאם את מאמציהם לעבר השגת מטרה משותפת. היא מעצבת את התרבות במקום העבודה ואת טיב הביצועים, משפרת את שיתוף הפעולה, מגדילה את הפרודוקטיביות והריווחיות ויוצרת כוח עבודה מעורב יותר ובעל מוטיבציה בעבודה.

תקשורת ארגונית - הגדרה

ההגדרה של תקשורת ארגונית היא האופן שבו מופק, מועבר, זורם ומופץ מידע הנוגע לפרויקטים ותהליכים בתוך ארגון על מנת לידע, לערב, לחבר ולרתום את עובדי הארגון לצורך השגת מטרותיו.

תקשורת פנים ארגונית אינה חד כיוונית, היא יכולה לזרום בכמה וכמה כיוונים: 

• כלפי מעלה - מעובדים בדרגים נמוכים לעובדים בדרגים גבוהים יותר ולהנהלה.
• כלפי מטה - מההנהלה לעובדים בדרגים נמוכים יותר.
• ובצורה אופקית - תקשורת ארגונית מתקיימת גם בין דרגים מקבילים בתוך הארגון.

סוגי תקשורת בארגון

יש כמה סוגי תקשורת בארגון: 

• תקשורת פנים ארגונית פורמלית - מידע רשמי שזורם בארגון וקשור לארגון, כגון: מסמכים, סיכומי ישיבות, מסמכי עמדה, מיילים בין עובדים וכו'.
• תקשורת פנים ארגונית בלתי פורמלית - מידע בלתי רשמי שזורם בארגון אך אינו קשור לפעילות הארגון הרשמית, "שיחות ברזייה" למשל.

אמצעי תקשורת בארגון

יש מגוון הולך ומתעצם של אמצעי תקשורת פנים ארגוניים, תודות להתפתחויות הטכנולוגיות המהירות. בין אמצעי התקשורת הזמינים כיום לקיום תקשורת בארגון ניתן לציין את הבאים:

תזכירים דוא"ל פגישות רשמיות בין עובדים למנהלים ישיבות דוחות מצגות תדריכים אינטרה-נט - מערכת תקשורת פנים ארגונית מבוססת אינטרנט

ידיעוני חברה שיחות פנים מול פנים שיחות טלפון מסרונים, הודעות מיידיות וסוגי הודעות טקסט מסמכי מדיניות ארוחות צהריים משותפות מערכות ותוכנות לניהול פרויקטים פודקאסטים

החשיבות של תקשורת ארגונית

תקשורת ארגונית יעילה משחקת תפקיד מכריע בהצלחת הארגון:

תקשורת ארגונית משפיעה על מעורבות העובדים והפרודוקטיביות שלהם. ממחקר שערכה Gallup בשנת 2023 עולה שעובדים הסבורים שהחברה שלהם מתקשרת בצורה ברורה ובהירה את מטרותיה, נוטים להיות מעורבים פי 4 בעבודתם. ואכן לתקשורת יש השפעה ישירה על מעורבות העובדים. כאשר עובדים מעודכנים היטב לגבי המטרות, הערכים והאסטרטגיות של הארגון, הם חשים מחוברים יותר ורמת המעורבות שלהם בעבודה גדלה בהתאמה. וזה בתורו מוביל לפריון גבוה יותר ולפרודוקטיביות רבה יותר. מנגד, תקשורת מבלבלת מביאה למורל נמוך, לירידה בתפוקה ולפגיעה בפריון.

על הקשר שבין תקשורת פנים ארגונית לבין תרבות ארגונית. לתקשורת בארגון יש תפקיד גם בעיצוב תרבות ארגונית. כאשר המנהלים מתקשרים עם צוותיהם בשקיפות, קשובים להם, מכבדים אותם, נותנים מקום לרעיונות שלהם ויש תקשורת פתוחה, גדל האמון של העובדים בהנהלה ותחושת השייכות גדלה אף היא.

תקשורת ארגונית וניהול משברים. אי אפשר להפחית מהקריטיות של תקשורת ארגונית לניהול ופתרון משברים. היא מהווה גלגל הצלה כשהמים סוערים. משברים עלולים לשחוק את האמון במנהיגות ובארגון עצמו, אך תקשורת ברורה ושקופה יכולה לשקם מחדש את האמון ולעזור להתאושש מהמשבר במהירות רבה יותר. מתן עדכונים מדויקים ובזמן אמת יכול למזער את ההשלכות של המשבר למשל. תקשורת יעילה מאפשרת להגיב מהר וליצור תוכנית התאוששת מיידית ומתואמת. שיתוף מידע מאפשר למנהלים לאסוף נתונים חיוניים, להעריך את המצב ולקבל החלטות מושכלות.

בדיון שערכנו לאחרונה ב-Great Place To Work לנוכח מצב המלחמה באוקראינה ובישראל (מלחמת חרבות הברזל לאחר אירועי 7 באוקטובר) המומחים שלנו הציגו לא מעט תובנות הנוגעות לניהול מקום עבודה בעת משברים והדגישו את חשיבותה של תקשורת ארגונית. כך למשל טוני בונד, קצין הגיוון והחדשנות הראשי שלנו ב-GPTW אמר כי "המסר החשוב ביותר שיש לתקשר ולהעביר לעובדים הוא שאנחנו דואגים לאנשים שלנו, זו דאגה אחת פחות עבור העובדים בעיתות משבר".

עוד מציע בונד להקים קבוצות עובדים ייעודיות המנוהלות ומובלות על ידי עובדים, כדי שעובדים יוכלו לתמוך זה בזה, יחושו שמקשיבים להם ומכילים אותם. הקשבה בונה אמון ואמון מגביר חוסן, החיוני להתאוששות ממשברים.

תקשורת ארגונית תומכת בשינויים. חברות, עסקים וארגונים נדרשים להסתגל לשינויים כל העת, אם בשל דינמיקות פנימיות ואם בשל התפתחויות חיצוניות (התקדמות טכנולוגית, שינויים רגולטוריים וכו'). תקשורת ארגונית היא חיוניות לניהול השינוי מכיוון שהיא מסייעת לערב את העובדים ולעדכן אותם באסטרטגיות וביוזמות החדשות. כאשר התקשורת שקופה באשר לסיבות לשינוי ניתן להפחית התנגדויות לשינוי ולבנות אמון. עובדים החשים שהם מעודכנים ירתמו למאמצי השינוי, יעזרו בהטעמתו ולהצלחתו.

תקשורת ארגונית מגדילה את שביעות רצון הלקוחות. טיב התקשורת הפנים ארגונית משפיעה גם על האינטרקאציה עם הלקוחות ועל שביעות הרצון שלהם. עובדים מיודעים המתואמים עם ערכי הארגון ומטרותיו מצוידים בכלים וידע המאפשרים לתת שירות לקוחות טוב יותר. וכאשר הלקוחות מרוצים הם חוזרים שוב ושוב, הם הופכים נאמנים ובכך מגדילים את ההכנסות של הארגון.

תקשורת פנים ארגונית מקלה על תהליכי קבלת החלטות ומעצימה אותם. קבלת החלטות מושכלת היא חיונית להצלחה ארגונית. כאשר התקשורת היא אפקטיבית היא מבטיחה שמידע רלוונטי זמין לאנשים הנכונים בזמן הנכון. ערוצי תקשורת פתוחים מאפשרים זרימה חופשית של רעיונות ונקודות מבט מגוונות מה שמוביל לפתרונות חדשניים יותר.

נראה אם כן כי תקשורת ארגונית אינה מסתכמת בהחלפת מידע. מדובר ביצירת הבנות, בבניית מערכות יחסים, בטיפוח אמון, הנעת שינויים והשגת יעדים ארגוניים. לפיכך ארגונים חייבים להשקיע בפיתוח אסטרטגיות תקשורת יעילות ולטפח תרבות של תקשורת פתוחה ושקופה.

טיפים ליצירת תקשורת ארגונית אפקטיבית מ-100 החברות הטובות לעבוד בהן

אלו הן אסטרטגיות התקשורת הארגוניות האפקטיביות שאנו ב-Great Place to Work זיהינו בארגונים הנמנים עם 100 החברות הטובות ביותר לעבוד בהן: 

1. פגישה שבועית אחד על אחד - גם אם הפגישה נמשכת רק 15 דקות, מומלץ מאוד לקיים לפחות פגישה אחת בשבוע בין עובד לבין מנהל, אחד על אחד. מחקר הראה כי כאשר יש לעובדים קשר קבוע ואיכותי עם מנהליהם, זה משפיע באופן משמעותי על מידת המעורבות של העובדים. מנהלים טובים משתמשים במפגשי אחד על אחד כדי להכיר את העובדים שלהם מקרוב, את הרעיונות שלהם לשיפור החברה, ללמוד על השאיפות של העובדים, לחבר את העובדים למטרות הארגון ולהכיר תודה על תרומתם.

2. קפה עם המנכ"ל - כדי שהמנכ"ל יהיה מחובר אל חווית העובד בשטח מומלץ לערוך פגישות קבועות, על בסיס שבועי, חודשי או רבעוני, בינו לבין קבוצות של עובדים. כך הוא יכול ללמוד ממקור ראשון על האתגרים מולם ניצבים העובדים, על ההישגים שלהם ולקבל רעיונות חדשים. המטרה של מפגשי קפה אלו הן להקשיב לעובדים ולחלוק את החוויות שלהם. 

3. ישיבות חודשיות - חברות המקיימות פגישות קבועות עם עובדיהן מספקות הוכחה  למחויבות של ההנהלה לתקשורת יעילה עם העובדים. פגישות מובנות אלו מאפשרות לעובדים להבין באופן מלא את הכיוון, המטרה ואת סדרי העדיפויות של הארגון, והן מספקות מקום לשאילת שאלות, לעדכן את העובדים ולהבטיח זרימה דו כיוונית של תקשורת פנים ארגונית. לפגישות אלו יש חשיבות עליונה במיוחד כאשר מדובר בחברות גדולות בעלות משרדים רבים במיקומים שונים, בהן התקשורת הארגונית היא מאתגרת יותר. עבור חברות אלו הפגישות החודשיות מבטיחות שהעובדים בכל הסניפים ישארו מעודכנים ומעורבים.

לחברת גוגל, שזכתה למקום הראשון ברשימת 100 החברות הטובות ביותר לעבוד בהן בשנת 2017, וידועה בתקשורת הארגונית המתקדמת והחיובית שלה, יש את מפגשי TGIF (Thank God It’s Friday)  - מפגשי "תודה לאל שזה יום שישי", שלמעשה מתקיימים בימי חמישי. במפגשים חודשיים אלו מייסדי החברה - לארי פייג' וסרגיי ברין, לצד בכירים נוספים, פונים לעובדים מכל רחבי העולם. בזמן הזה העובדים יכולים לשאול אותם שאלות באופן ישיר ואין הגבלה על נושאים. מפגשים אלו מטפחים תרבות של הכלה ושקיפות, בה העובדים מרגישים נשמעים ומוערכים, ובד בבד זה עוזר לחברה ליצור בקרב העובדים מחויבות ולגייס אותם להשגת מטרות החברה.

4. פגישת צוות יומית - רוב הארגונים הנמנים עם 100 החברות הטובות לעבוד בהן מקיימים פגישות על בסיס יומי של חברי הצוות עם מנהל הצוות. פגישות אלו הן קצרות והן עוזרות להסתנכרן ולתאם ציפיות. במהלך פגישות הצוות היומיות עוברים על חלוקת משימות, מתעדכנים בנוגע לאתגרים ויעדים וניתן גם להעלות שאלות. בפגישות אלו יש גם הזדמנות לערב את הצוות בתהליכי קבלת החלטות, שכידוע מחזק את האמון והמעורבות בקרב העובדים.

קלייר מרפי, מנהלת הצלחת לקוחות ב-Great Place to Work: "מצאנו קשר חזק בין הנהלה שמערבת את הצוות בתהליכי קבלת החלטות הנשפיעות על הצוות לבין חווית עובדים חיובית".

5. סקרי עובדים תקופתיים - אחת מאסטרטגיות התקשורת החשובות ביותר היא עריכת סקר מעורבות עובדים, הבוחן, בין היתר, את טיב התקשורת הארגונית. באמצעות סקרי עובדים כמו סקרי העובדים שלנו ב-Great Place to Work ניתן לזהות פערים ולהצביע על אזורים שבהם עובדים מרגישים שהמסרים לא עוברים. ניתן לזהות בלבול לגבי מטרות החברה, מסרי הנהלה עמומים ועוד. סקרי העובדים שלנו מאפשרים למקד את התקשורת הארגונית ולהציף בעיות ואתגרים, כאשר עצם ביצוע הסקר מוכיח את נכונותה של החברה להקשיב, זה בונה אמון ומחזק את ערוצי התקשורת. סקרי העובדים יכולים להיות הטריגר שמניע שינוי, במיוחד כאשר יש צורך לטפל בתקשורת רעועה בארגון או לשפר את אסטרטגיית התקשורת הקיימת. מסקרים אלו יכולים ארגונים ליצור כוח עבודה מעורב, פרודוקטיבי ומרוצה יותר. זכרו, תקשורת היא רחוב דו-סיטרי, וסקרי עובדים הם כלי חיוני לשמירת רחוב זה פתוח.

סקר העובדים שלנו ב-Great Place To Work מבוסס על 30 שנות מחקר ומשמש כל חברה ברשימת Fortune 100 Best Companies.

מה אנחנו מציעים?

פלטפורמה מתקדמת לעריכת סקרי עובדים והסכמה יוקרתית מבית Great Place to Work שתמצב אתכם בשורה אחת עם מותגים בינלאומיים מובילים, שכבר הנמצאים ברשימת החברות הטובות בעולם לעבוד בהן.

הצטרפו למותגים המובילים בעולם שכבר עברו בהצלחה את הסמכת Great Place To Work

---

יונתן פייטרה